Bonpflicht - Die 10 wichtigsten Fragen beantwortet
Mit dem Kassengesetz und der Kassenversicherungsordnung verschärft sich seit Anfang des Jahres die ordnungsgemäße Kassenführung aller Unternehmen. In den Medien sorgt die seit Januar 2020 bestehende Bonpflicht für Diskussionen. Wir beantworten Ihnen die wichtigsten Fragen rund um die Pflicht zum Kassenzettel, die technischen Hintergründe und gesetzlichen Schlupflöcher.
1. Was besagt die Bonpflicht, seit wann gilt sie und welche Kasse ist davon betroffen?
Der Ladenbesitzer steht bis Ende September 2020 in der Pflicht, sein Kassensystem mit der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszustatten. Sie besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle. Damit zeichnet das System jede Transaktion auf und druckt automatisch einen Kaufbeleg aus. Der integrierte USB-Stick oder die SD-Karte verhindert, dass ein Betrieb Umsätze überschreibt oder löscht.
Die seit dem ersten Januar bestehende Belegausgabepflicht legt fest, dass ein Unternehmen jedem Kunden einen Kassenzettel erstellt und anbietet.
Jeder Gewerbetreibende mit einer elektronischen Registrierkasse ist in der Pflicht, die Kassensicherungsverordnung zu erfüllen. Sie nutzen eine mechanische Kasse oder deponieren Ihre Einnahmen in einer Geldkassette? Grundsätzlich besteht keine Pflicht zu einer elektronischen Registrierkasse. Trotzdem hält das Finanzamt diese Betriebe dazu an, ihre Einnahmen ordnungsgemäß zu verbuchen. Sie arbeiten mit einem GoBD-konformen Kassensystem nach den seit 2017 vorgeschriebenen Bedingungen? In diesem Fall räumt Ihnen das Finanzamt eine Übergangsfrist bis voraussichtlich Dezember 2022 ein.
Was bedeutet die TSE-Signatur?
Die TSE-Signatur zeigt an, dass die sichtbare Buchung auch im TSE-Modul gespeichert wurde. Das System erzeugt die Signatur nicht in der Kasse, sondern direkt auf dem Modul. Das registrieren Sie im Vorfeld beim Finanzamt und verschaffen dem Steuerprüfer einen Überblick über Ihr Kassenbuch. Damit vermeiden Sie Unstimmigkeiten mit dem Finanzamt.
2. Warum wurde die Bonpflicht eingeführt?
In Deutschland ist der Manipulationsschutz beim Kassensystem ein relevantes Thema. Nicht jede verkaufte Kasse ist automatisch sicher. Diverse Händler verkaufen Kassenhardware und Software ohne Zertifikat. Das Geschäft mit den manipulierbaren Kassensystemen floriert und ermöglich es Gewerbetreibenden, ihre Umsätze zu fälschen. Um den Steuerbetrug einzudämmen, führt das Bundesfinanzministerium die Kassenbonpflicht ein. Die Prüfnummer auf dem Bon ist eine Signatur für das digital abgespeicherte Kassenbuch. Das dient dem Finanzprüfer zur schnellen und lückenlosen Sichtung aller Einnahmen eines Betriebs.
3. Welche Informationen muss ein Bon enthalten?
Das Gesetz schreibt Pflichtangaben für einen rechtlich korrekten Kassenbon vor. Diese umfassen beispielsweise die grundlegenden Angaben zum Unternehmen und die Prüfnummer des TSE-Systems. Welche Daten außerdem auf den Kassenzettel gehören erfahren Sie in unserem Artikel „Registrierkasse - Was muss auf den Kassenbon?“
4. Muss ein Betrieb jeden Bon ausdrucken?
Die Belegausgabepflicht ist nicht an das Papier aus dem Bondrucker gebunden. Sie können den Kassenzettel ebenso per E-Mail verschicken oder auf das Handy Ihrer Kunden übertragen. Die elektronische Variante ist grundsätzlich eine gute Lösung um die Umwelt zu schonen, sowie Kosten zu senken. Das Problem liegt dabei im Datenschutz und in der tatsächlichen Umsetzung. Jeder Kunde muss einer solchen Transaktion im Vorhinein zustimmen.
5. Steht der Kunde in der Pflicht den Beleg anzunehmen?
Seitens der Kunden gibt es in Deutschland keine Annahme beziehungsweise Mitnahmepflicht.
6. Verhängt das Finanzamt eine Strafe, wenn ein Unternehmen die Bonpflicht missachtet?
Einige Institutionen und Unternehmen ignorieren die Bonpflicht. Dazu zählt beispielsweise das Göttinger Studentenwerk. Um die Umwelt zu schützen, geben Sie weiterhin nur Bons auf Wunsch der Kunden aus.
Auf Kassenbelege zu verzichten ist zwar nicht im Sinne des Gesetzgebers, das Finanzamt verhängt dennoch keine Bußgelder. Allerdings kontrolliert es in solchen Fällen den Betrieb gründlicher und häufiger. Bei großen Unklarheiten droht Ihnen gegebenenfalls eine hohe Steuernachzahlung.
7. Welche Ausnahmen gibt es für die Bonpflicht?
Das Finanzamt verzichtet im individuellen Ausnahmefall auf die Bonpflicht. Mit einem Antrag an Ihr örtliches Betriebsfinanzamt ist es nicht getan. Eine Ausnahme besteht grundsätzlich beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen - beispielsweise in großen Bars oder Diskotheken. Als Ursache nennt das Gesetz einen durch die Bonpflicht entstandenen unzumutbaren Zustand. Entstehen in Ihrem Betrieb durch die Bonpflicht zusätzliche Kosten, zählen Sie nicht zum Ausnahmefall. Wie sich das Finanzamt letztendlich entscheidet, hängt vom Einzelfall ab. Überlegen Sie es sich, ob es bei einer Ablehnung sinnvoll für Ihren Betrieb ist das Widerrufsrecht zu nutzen.
8. Welche Länder führen ebenfalls eine Belegausgabepflicht?
In Italien und Österreichen müssen Verbraucher Belege annehmen. Die Finanzbehörde kontrolliert bei Bedarf Quittungen unmittelbar nach dem Einkauf. Frankreich hingegen folgt dem Vorbild von England und Dänemark und schafft die Bonpflicht für kleinere Beträge ab. Die Kassensysteme in Frankreich drucken ab 2022 Kassenzettel für Beträge bis 30 Euro nicht mehr automatisch aus - es sei denn, die Kunden wünschen einen Beleg.
9. Was wird an der Bonpflicht kritisiert?
Dass die Bonpflicht nicht nur Vorteile mit sich bringt, zeigt sich an der teils heftigen Kritik. Zum einen liegt es an der technischen Umsetzung: Bisher stellen lediglich zwei Hersteller die TSE für Kassensysteme her. Es stellt sich die Frage, ob diese Anbieter den Bedarf decken. Unsere Partner vertreiben ausschließlich elektronische Registrierkassen mit TSE.
Der Hauptkritikpunkt liegt in den mit der Bonpflicht einhergehenden Kosten. Der Handelsverband Deutschland geht von einer Summe von 300 bis 500 Euro pro Kasse aus. Manche Betriebe kommen nicht um einen kompletten Umbau Ihres Kassensystems herum. In einer Metzgerei ist die Waage mit der Kasse verbunden. Ein solches System ist komplizierter umzubauen. Pro Laden summiert sich der Betrag auf bis zu 4000 Euro. Manche Kassensysteme lassen sich nicht mehr technisch nachbessern. In diesem Fall müssen die Betriebe neue Kassensysteme anschaffen. Das ist gerade für kleine oder neugegründete Betriebe eine unmögliche Investition. Außerdem entstehen durch die Bonpflicht Mehrkosten für Papier, Druck und Entsorgung der liegen gebliebenen Bons. Das schadet nicht nur dem Betrieb, sondern auch der Umwelt. Manche Betriebe üben kreative Kritik an der neuen Bonpflicht, wie ein Bäcker aus Bayern. Der Bäckermeister protestiert mit essbaren Bons auf Gebäckteilchen.
Eine Alternative sind Apps, die Bons auf dem Handy anzeigen. Diverse Anbieter wie Admin, Bill Less oder Smartbeleg schicken dem Kunden den Kassenzettel auf ihr Mobiltelefon. Diese Lösung scheint zwar attraktiv, ist aber aus heutiger Sicht noch unrealistisch. Nicht alle Kunden und Gäste laden die App auf ihr Handy. Außerdem besteht die Gefahr, dass diese Unternehmen in einigen Jahren nicht mehr existieren.
Viele Betriebe zweifeln daran, ob die Bonpflicht wirksam und sinnvoll ist. Die Händler können es nach wie vor unterlassen, einen Vorgang in der Kasse zu registrieren. Für den Manipulationsschutz ist nicht relevant, ob der Kunde am Ende einen Beleg erhält oder nicht. Das in einer Kasse installierte Sicherungssystem speichert die Transaktion bereits beim Tastendruck in der TSE.
10. Welche weiteren Verordnungen stehen für 2020 und darüber hinaus aus?
Seit 2020 sind Sie dazu verpflichtet, ein elektronisches Kassensystem innerhalb eines Monats beim Finanzamt zu melden. Dafür geben Sie beim zuständigen Amt folgende Angaben an:
- die Steuernummer Ihres Unternehmens
- die Anzahl der verwendeten Systeme - inklusive Seriennummern
- das Datum der Anschaffung
- die Art des Aufzeichnungssystems
Zusätzlich steht mit der Kassenversicherungsordnung 2020 (kurz KassenSichV) der Manipulationsschutz von Aufzeichnungen im Vordergrund. Die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) soll dafür sorgen, dass elektronische Registrierkassen nicht mehr manipuliert werden.
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