Checkliste: Brauchen Sie 2020 ein neues Kassensystem?
Seit Januar 2020 gelten verschärfte Auflagen für elektronische Kassensysteme. Viele Unternehmer fragen sich, ob ihre alte Kasse jetzt noch was taugt. Deswegen beantworten wir Ihnen die wichtigste Frage: Brauchen Sie 2020 ein neues Kassensystem?
Zu den Neuerungen der KassenSichV zählen seit Januar 2020 die Gesetze zur Bonpflicht und zum Manipulationsschutz. Besonders der letzte Punkt schützt das Kassensystem vor Steuerbetrug. Indem Sie mit einem rechtsgültigen Kassensystem arbeiten, vermeiden Sie hohe Bußgelder und Ärger mit dem Finanzamt. Bis Ende September 2020 stehen Sie als Ladenbesitzer in der Pflicht, Ihre Kasse mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszustatten. In manchen Fällen bauen die Hersteller das Modul nachträglich in die Kasse ein. Häufiger ist das Kassensystem jedoch veraltet und lässt sich nicht ausrüsten. In diesem Fall benötigen Sie ein Kassensystem, das die rechtlichen Auflagen erfüllt.
Die KassenSichV - ein Überblick
Die Software einer elektronischen Registrierkasse lädt Betrüger dazu ein, das System zu ihrem Vorteil zu manipulieren. In der seit 2017 geltenden KassenSichV hält das Bundesfinanzministerium Vorschriften fest, die das Schwarzgeld durch Steuerhinterziehung eindämmen.
Seit Januar 2020 besteht zusätzlich die Pflicht zum Kassenbon und Manipulationsschutz. Um die Bonpflicht zu erfüllen, erstellen Sie dem Kunden über Ihre elektronische Registrierkasse einen Beleg und händigen diesen aus. Das Kassensystem erstellt den Beleg in Papierform oder elektronisch über eine App oder einen QR Code. Der Manipulationsschutz gilt für alle aufzeichnungspflichtigen Unternehmen in Deutschland. Ihr Kassensystem braucht eine technische Sicherheitseinrichtung, um die Richtlinien der Grundaufzeichnung zu erfüllen. Das System übermittelt fehlerfrei alle Daten an das Finanzamt.
In der Kassen-Nachschau kontrolliert der Prüfer unangemeldet den Kassenbestand. Dafür stellen Sie als Besitzer der Kasse alle wichtigen Unterlagen zur Verfügung. Dazu zählen beispielsweise Dokumente zur Kassenführung, Kassen-Aufzeichnung und Speichermedien. Durch die verschärften Auflagen zahlen Sie in diesem Jahr höhere Bußgelder. Eine fehlerhafte Kassenführung kostet Sie bis zu 25.000 Euro. Stellt der Prüfer Mängel fest, schätzt er ihren Umsatz frei und erhebt auf diesen Betrag Steuern. Diese fallen in der Regel viel höher aus, als der rechtmäßige Betrag.
Checkliste - Brauchen Sie 2020 ein neues Kassensystem?
Mit einer korrekten Kassenführung ersparen Sie sich die Probleme mit dem Finanzamt. Informieren Sie sich über die neuen Auflagen, die Ihr Kassensystem betreffen. Ihr System ist veraltet? Rüsten Sie nach Möglichkeit Ihr altes Kassensystem auf oder schaffen Sie sich eine neue Kasse an. Mit unserer Checkliste finden Sie heraus, ob Sie 2020 ein neues Kassensystem brauchen.
Besitzen Sie eine Registrierkasse oder eine offene Kasse?
Offene Kassen - wie Barkassen oder Geldkassetten - sind vom neuen Gesetz nicht betroffen. Allerdings gestattet das Finanzamt offene Geldkassetten nur bei Wochenmärkten oder ähnlichen Geschäftsfällen. Unter das Gesetz der KassenSichV fallen alle digitale Kassen- und Aufzeichnungssysteme.
Wann haben Sie Ihr Kassensystem angeschafft?
Sie haben Ihr Kassensystem nach dem 25. November 2010 angeschafft? Fragen Sie den Hersteller, ob das Kassensystem auf die neue Zertifizierung nachrüstbar ist. Falls die Antwort ja lautet, rüsten Sie Ihr Kassensystem bis Ende September 2020 um. Der Hersteller kann die Kasse nicht mit der neuen technischen Sicherheitseinrichtung ausstatten? In diesem Fall gilt für Sie die Schonfrist Nach dieser haben Sie bis zum 1 Januar 2023 Zeit, sich ein neues Kassensystem anzuschaffen. Wichtig ist, dass Ihr aktuelles Kassensystem die seit 2010 geltenden Anforderungen des Finanzamtes erfüllt.
Für alle Kassensysteme, die vor dem 25. November 2010 angeschafft wurden, ist die Schonpflicht hinfällig. Bis September 2020 muss Ihr Hersteller die Kasse entweder nachrüsten oder Sie brauchen bis zu diesem Datum ein neues Kassensystem.
Ist eine Hard- oder eine Software-Lösung die bessere Variante?
Für einen rechtsgültigen Manipulationsschutz schließen die Hersteller die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) an das Kassensystem an. Diese besteht entweder aus einer Hardware in Form eines USB Sticks oder einer Software als Cloud-Lösung. Der Vorteil bei der Sicherheitseinrichtung in der Cloud, liegt in der größeren Speicherkapazität.
Erfüllen Sie die Meldepflicht für Registrierkassen?
Mit der KassenSichV tritt seit dem 1. Januar 2020 die Kassenmeldepflicht in Kraft. Um diese einzuhalten, melden Sie als Händler alle Ihre genutzten Kassensysteme innerhalb eines Monats beim Finanzamt an.
Können Sie einen Ausnahmefall beantragen?
Alle Unternehmen mit einem elektronischen Kassensystem müssen - ohne Ausnahme - den Manipulationsschutz mithilfe der technischen Sicherheitseinrichtung einhalten. Die einzige Ausnahme besteht bei der Belegausgabepflicht. Das Finanzamt befreit Sie als Händler von der Bonpflicht, wenn diese für Ihren Arbeitsalltag unzumutbar ist. Darunter fallen Unternehmen wie Zeitungsverkäufer oder Bäcker, die mit viel Kleingeldbeträgen arbeiten.
Neues Kassensystem anschaffen oder lieber altes System umrüsten?
Ihr Hersteller erklärt sich bereit, Ihr Kassensystem aufzurüsten? Je nach Anbieter und Vertrag tragen Sie die Kosten für die Umrüstung. Informieren Sie sich vorher über den Betrag und vergleichen Sie diesen mit den Kosten für ein neues Kassensystem. In manchen Fällen lohnt es sich, eine neue Registrierkasse anzuschaffen.
Die Kosten für die Nachrüstung liegen bei 300 bis 500 Euro. Der Preis für ein komplett neues Kassensystem ist je nach Modell und Ausstattung höher. Eine digitale Registrierkasse oder ein Touchscreen Kassensystem kostet zwischen 500 und 1000 Euro. Trotzdem gibt es Vorteile, wenn Sie sich für ein neues Kassensystem entscheiden:
- Die technische Sicherheitseinrichtung kann an nur einer Kasse angemeldet werden. Wenn Ihr altes Kassensystem kaputt geht, benötigen Sie eine neue TSE. Dadurch entstehen doppelte Kosten. Bei einem Neugerät profitieren Sie von einer vierjährigen Garantie.
- Um Ihr altes Kassensystem nachzurüsten, brauchen die Hersteller häufig einige Tage. Manche Anbieter stellen Ihnen für diese Zeit kein Ersatzgerät zur Verfügung. Schaffen Sie sich ein modernes Kassensystem an, arbeiten Sie übergangslos mit der neuen Kasse weiter.
Kassensystem kaufen, mieten oder leasen?
Der Kauf eines neuen Kassensystems ist mit einer hohen Anfangsinvestiton verbunden. Entscheiden Sie sich dafür, ein Kassensystem zu kaufen, vereinbaren Sie mit dem Hersteller einen Vertrag für Wartung, Updates und Support. Die Alternative besteht darin, ein Kassensystem zu mieten. Diese Variante eignet sich besonders für Neugründungen oder Unternehmen, die sich nicht dauerhaft auf ein System festlegen wollen. Dazu zählen beispielsweise Foodtrucks, Marktstände oder saisonale Verkäufer. Die Anbieter bringen Ihr Kassensystem mit Updates auf den neusten Stand. Außerdem sind Leistungen wie die Wartung oder der Support inklusive.
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