Kassensicherungsverordnung 2020 - Wer ist betroffen?
Die Auflagen für Betreiber von elektronischen Kassensystemen werden kontinuierlich verschärft. Im Januar diesen Jahres traten die Gesetze zur Bonpflicht sowie zum Manipulationsschutz in Kraft. Ob Streetfood, Gastronomie oder Einzelhandel: Halten Sie sich nicht an die Verordnung, blühen Ihnen saftige Bußgelder im fünfstelligen Bereich. Ist Ihre Kasse noch rechtsgültig?
Was versteht man unter der Kassenverordnung?
Im Zeitalter der elektronischen Registrierkassen manipulieren Betrüger immer häufiger die Aufzeichnungssysteme. Am Ende fließt mehr Geld in die eigene Tasche als erlaubt. Fälle von Steuerhinterziehung und Schwarzgeld deckt das Finanzamt in Deutschland nur schwer auf. An dieser Stelle greift die Kassensicherungsverordnung. In dieser Verordnung, kurz KassenSichV, sind alle Vorschriften festgelegt, die die Aufzeichnung und Buchführung mithilfe elektronischer Aufzeichnungssysteme regeln. Der Staat möchte so die digitale Grundaufzeichnungen vor Manipulationen schützen und Steuerhinterziehung vermeiden. Seit 2017 gelten folgende Anforderungen an elektronische Kassen:
- Alle Geschäftsvorfälle müssen einzeln aufgezeichnet werden
- Die Erfassung der Geschäftsvorfälle darf nicht unterdrückt werden
- Die aufgezeichneten Daten müssen jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein
- Alle Datenänderungen müssen aufgezeichnet werden
- Alle elektronisch erzeugten Belege sind vollständig aufzubewahren, ohne dass Sie etwas verändern
- Alle Kassenaufzeichnungen sind zehn Jahre lang zu archivieren
Verordnung zum Schutz vor Manipulation
Die neuen Regelungen gelten seit Januar 2020 für alle aufzeichnungspflichtigen Unternehmen in Deutschland. Eine davon ist die Verordnung zum Schutz vor Manipulation. Verwenden Sie eine elektronische Registrierkasse, sind Sie verpflichtet die Richtlinien der digitalen Grundaufzeichnung zu erfüllen. Genauer gesagt: Damit die digitalen Aufzeichnungen Ihres Kassensystems nicht manipuliert werden können, ist eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) seit 01.01.2020 Pflicht. Die Einrichtung sorgt für eine fehlerfreie Datenübermittlung an das Finanzamt. Die Sicherheitseinrichtung besteht aus drei Elementen:
1. Sicherheitsmodul
Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass die Kasse jede Eingabe mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert. Es ist nicht möglich, die Aufzeichnung zu einem späteren Zeitpunkt zu verändern
2. Speichermedium
Das Speichermedium sichert die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren
3. Die digitale Schnittstelle.
Sie gewährleistet eine einheitliche digitale Schnittstelle sowie reibungslose Datenübertragung, beispielsweise für Prüfzwecke
Die Verantwortung für den Einbau des TSE liegt in den Händen des Kassenanbieters. Kann er die TSE nicht selbst einbauen, greift er auf die TSE eines externen Herstellers zurück. Wenn die Kasse nicht mit einem entsprechend zertifizierten technischen Sicherheitssystem ausgestattet werden kann, muss er seine Kassen konfiszieren. Wichtig ist, dass das TSE nach Vorgaben des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik zertifiziert wurde. Spätestens ab September 2020 müssen alle Kassensysteme in Deutschland auf dem neuesten Stand sein. Kleinere Geschäfte und Betriebe, wie beispielsweise ein Imbiss oder eine Schneiderei verpflichtet der Staat nicht dazu eine elektronische Kasse zu betreiben. Dementsprechend gilt die Verordnung zum Schutz vor Manipulation hier nicht. Allerdings ist es fraglich, ob ein schriftliches Kassenbuch die bessere Lösung ist. Sicherlich sind die Auflagen für eine elektronische Registrierkasse zunächst abschreckend. Aber ein solches System ist deutlich schneller und weniger fehleranfällig, als ein schriftliches Kassenbuch.
Übergangsfrist für alte Kassensysteme
Das Gesetz sieht eine sogenannte Übergangsfrist für ältere Registrierkassen vor. Bis 31.12.2022 rüsten Sie ihr altes Gerät auf. Ist eine Aufrüstung nicht möglich, schaffen Sie sich bis dahin ein neues Gerät an.
Die Kassenmeldepflicht
Sie sind dazu verpflichtet sowohl die Anschaffung als auch die Abschaffung jedes digitalen Kassensystems innerhalb eines Monats an das Finanzamt zu melden. Wichtig für das Finanzamt sind folgende Informationen:
- Name des Steuerpflichtigen
- Betriebsstätte der Kasse
- Ordnungskriterium (in der Regel die Steuernummer)
- Art der zertifizierten TSE und Seriennummer
- Zertifizierungs-ID (wird durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik vergeben)
- Anzahl, Art und Seriennummern der eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme
- Datum der Anschaffung
- Datum der In- oder Außerbetriebnahme
- Wenn eine Belegausgabe durch äußere Umstände, beispielsweise bei Stromausfall, einem Wasserschaden oder dem Ausfall der Belegausgabeinheit, nicht möglich ist
- Auf Antrag und mit Zustimmung der zuständigen Behörden, wenn die Belegausgabepflicht für den Steuerpflichtigen im konkreten Einzelfall unzumutbar ist (Beispielsweise beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen in Bars oder Clubs).
Der Gesetzgeber stellt mit der Kassenmeldepflicht sicher, dass alle Betriebe mit konformen Kassensystemen arbeiten. Grundsätzlich gilt, dass eine Kasse dem Finanzamt erst dann gemeldet werden soll, wenn sie über eine zertifizierte TSE verfügt. Denn nach der neuen Kassensicherungsverordnung 2020, kann die Kasse nicht zugelassen werden.
Die Bonpflicht
Die Bonpflicht, auch Belegausgabepflicht genannt, verpflichtet Sie dazu dem Kunden über eine elektronische Kasse einen Beleg zu erstellen und diesen auszuhändigen. Die Bonpflicht gilt für alle Gastronomen, Einzelhändler und Dienstleister etc., die mit einer digitalen Kasse arbeiten. Sie stellen ihm den Beleg elektronisch (über eine App oder einen QR Code) oder in Papierform zur Verfügung. Besondere Umstände befreien Sie von der Bonpflicht:
Die Belegausgabepflicht ist zwar Vorschrift, jedoch sind Ihre Kunden nicht dazu verpflichtet den Bon mitzunehmen.
Kassensicherungsverordnung 2020: Fluch oder Segen?
Der Steuerzahler sollte sich eigentlich über das neue Gesetz freuen: Neue Kassensysteme speichern digital jeden Kaufvorgang unter einer Nummer ab, die auf dem Bon steht. Bei einer Steuerprüfung gleicht das Finanzamt die Belege mit den Daten der Kasse ab. Die Bonpflicht soll jährlich etwa zehn Milliarden Euro einspielen, die sonst in Schwarzkassen verschwinden. Steuerbetrug wird somit verhindert. Für viele hat das Gesetz jedoch mehr Nachteile als Vorteile: Kunden und Geschäftsinhaber sind genervt von der Bonpflicht. Es entstehen unnötige Papierberge, da die meisten Kunden keinen Bon benötigen. Die Bons belasten auch die Umwelt und sind alles andere als nachhaltig, denn sie bestehen aus Thermopapier. Damit Text auf dem Thermopapier eingeprägt werden kann, ist die Vorderseite mit chemischen Stoffen versetzt. Durch diese Schicht ist der Bon nicht recyclebar. Er gehört entsprechend in den Hausmüll, auf keinen Fall in den Papiermüll.
Die Kassen-Nachschau mit höheren Bußgeldern
Bei der Kassen-Nachschau kontrolliert ein Prüfer oft unangemeldet den Kassenbestand und macht einen Kassensturz. Sie sind dazu verpflichtet entsprechende Unterlagen, wie beispielsweise Dokumentationen zur Kassenführung, Kassen-Aufzeichnungen oder Speichermedien, zur Verfügung zu stellen. Dieses Gesetz ist zwar nicht neu, allerdings zahlen sie seit Januar 2020 deutlich mehr bei Verstößen: Das Finanzamt verhängt bis zu 25.000 Euro Bußgeld, wenn ein Verstoß gegen die Verordnung vorliegt. Meist reicht dafür schon eine fehlerhafte Kassenführung aus. Außerdem kann der Prüfer eine sogenannte Steuerschätzung anordnen. Dies bedeutet, dass er Ihren Umsatz frei schätzt und darauf Steuern erhebt. Dagegen können Sie nur vorgehen, wenn Sie eine ordnungsgemäße Kassenaufzeichnung nachreichen.
Fazit
Eine korrekte Kassenführung ist wichtig. Halten sie sich nicht an Verordnungen, kommen horrende Bußgeldsummen auf Sie zu. Informieren Sie sich gründlich über neue Verordnungen, die Ihr Kassensystem betreffen. Ist Ihr System veraltet, rüsten Sie es rechtzeitig auf oder schaffen sich ein GoBD-konformes Kassensystem an.
