Registrierkasse - Was muss auf den Kassenbon?

Als Einzelhandel oder Gastronomiebetrieb sind Sie verpflichtet, dem Kunden einen Beleg über seinen Einkauf auszustellen - üblicherweise einen Kassenbon. Aber welche Angaben sind für den Kassenzettel gesetzlich vorgeschrieben? Was ist der Unterschied zur Rechnung, Quittung oder dem Bewirtungsbeleg?

Eine saubere Buchhaltung ist die Grundlage eines jeden Unternehmens, dazu gehört das korrekte Ausstellen, Aufbewahren und Buchen von Belegen. Denn ein Beleg gibt Auskunft über den Geschäftsvorfall zwischen Kunden und Betrieb. Gerade bei der jährlichen Steuererklärung für das Finanzamt ist die lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation von Geschäftsvorfällen wichtig. Im Einzelhandel oder der Gastronomie werden standardmäßig Kassenzettel als Beleg an den Kunden ausgehändigt. Diese Form des Belegs wird umgangssprachlich auch Kassenbon genannt. Gesetzlich gilt der Kassenbon als Kleinbetragsrechnung.

Welche Angaben gehören auf den Kassenbon?

Die folgenden Mindestangaben muss ein Kassenzettel enthalten, damit er vom Finanzamt anerkannt wird.

Name und Anschrift des Rechnungsstellers
Ausstellungsdatum
Menge, Artikelbezeichnung und Einzelpreis
Gesamtbetrag sowie Netto und Bruttobetrag
Anzuwendender Steuersatz (Mehrwertsteuer von 7 oder 19 Prozent)

Wann gilt der Kassenzettel als Zahlungsbeleg?

Ein Kassenbon ist dann als Zahlungsbeleg gültig, wenn er neben den oben genannten Angaben die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.ID-Nr.) enthält. Dies ist heute der Standard, um den Geschäftsalltag für Kunden und Betrieb zu vereinfachen.

Was muss nach der Bonpflicht 2020 auf den Kassenbon?

Mit dem 01.01.2020 ist die Bonpflicht für elektronische Registrierkassen in Kraft getreten. Das bedeutet, dass Unternehmen ab sofort für jeden Geschäftsvorfall einen Kassenbon aushändigen müssen. Neben den oben genannten Angaben, ist ab sofort eine Prüfnummer des TSE-Systems (technischen Sicherheitseinrichtung) auf dem Kassenbon Pflicht. Sie wollen mehr über die Bonpflicht 2020 wissen? Wir haben für Sie alle relevanten Informationen in unserem Artikel Bonpflicht - Die 10 wichtigsten Fragen beantwortet zusammengefasst.

Was ist ein „sprechender Kassenbon“?

Früher erhielt der Kassenbon lediglich Angaben zur Warengruppe, heute wird auf dem Kassenbon jedes Produkt einzeln ausgewiesen - in größeren Betrieben samt Artikelnummer. Der Kassenbon verrät explizit was gekauft wurde und gilt daher als „sprechender Kassenbon“?.

Unterschied Rechnung, Quittung und Kassenbon

Rechnung
Eine Rechnung dient in erster Linie dazu eine erbrachte Leistung auszuweisen, für die eine Zahlung fällig ist. Sie gilt nicht als Zahlungsbeleg. Um eine Rechnung als bezahlt zu buchen, braucht es zusätzlich den Kontoauszug oder eine Quittung vom Verkäufer. Zu den Pflichtangaben der Rechnung gehören unter anderem die Adressdaten des Rechnungsstellers sowie die des Rechnungsempfängers. Diese personenbezogenen Daten sind vertraulich. Damit sie nicht bei jedem Einkauf erhoben werden, reicht für kleine Einkäufe der Kassenbon aus.
Quittung
Die Quittung belegt, dass eine Rechnung beglichen wurde. Damit eine Quittung gültig ist, braucht es die Unterschrift des Rechnungsstellers. Quittungen sind wichtig, um Betriebsausgaben steuerlich geltend zu machen. Falls keine Quittung vorhanden ist, braucht es einen Kontoauszug, um den Zahlungsvorgang nachzuweisen. In kleinen Boutiquen und Lokalen ist es üblich eine handschriftliche Quittung als Ersatz für die Rechnung auszustellen. Dies ist legitim, wenn die Quittung die formalen Angaben einer Rechnung, oder bei einem Betrag unter 250 Euro die des Kassenbons, erfüllt. Allerdings kann das Finanzamt handschriftliche Quittungen bei der Steuerprüfung ablehnen, wenn diese unleserlich oder fehlerhaft sind. Allein deswegen raten Experten zu elektronischen Kassensystemen. Denn eine abgelehnte Quittung bringt meist eine satte Nachforderung mit sich.
Kassenbon
Wie die Quittung belegt der Kassenzettel, dass eine Rechnung beglichen ist. Allerdings erfüllt ein Kassenbon nicht die Anforderungen des Schriftformgebots. Dieses legt fest, welche Angaben für Verträge, Urkunden und Belege gelten damit diese gesetzlich anerkannt werden. Beispielsweise wird bei einer Quittung der Name des Quittungsempfängers und eine Unterschrift des Quittungsausstellers vom Schriftformgebot verlangt. Trotz unzureichender Angaben wird ein Kassenbon bis zu einem Nettobetrag von 250 Euro als Kleinbetragsrechnungen anerkannt. Soll mit einem Kassenzettel eine betriebliche Ausgabe steuerlich geltend gemacht werden, liegt die Obergrenze bei einem Nettobetrag von 150 Euro. Bei höheren betrieblichen Ausgaben wird eine Rechnung sowie ein Beleg (Quittung oder Kontoauszug) für die Zahlung benötigt.

Was gilt für die Aufbewahrungspflicht bei Kassenbelegen?

Übrigens sind Sie als Betrieb dazu verpflichtet jeden ausgestellten Beleg mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Leider sind die meisten Kassenbelege auf Thermopapier gedruckt, auf welchem die Tinte nach zwei bis drei Jahren verblast. Daher wird es ihnen kaum erspart bleiben, die Belege nochmal zu kopieren oder einzuscannen - wobei Zweites die effizientere und ökologischere Lösung ist. Seit dem 1. Januar 2015 unterstützt das Bundesfinanzamt die papierlose Buchhaltung. Seither dürfen Originalbeleg entsorgt werden, sobald sie elektronisch archiviert worden sind. Sie wollen sich diesen Aufwand gerne ersparen? Dann investieren Sie in eine moderne Registrierkasse. Diese speichert Ihre Geschäftsvorfälle automatisch und bieten eine Schnittstelle zur Buchhaltung.

Wann wird ein Bewirtungsbeleg benötigt?

Hat ein Gast in ihrem Restaurant ein Geschäftsessen, wird er Sie bitten einen Bewirtungsbeleg auszustellen. Mit dem Bewirtungsbeleges kann der Kunde 70 Prozent der Kosten als Betriebsausgabe absetzen. Wenn die Rechnung den Nettobetrag von 150 Euro nicht übersteigt, reicht ein Kassenbon samt eines handschriftlichen Bewirtungsbelegs. Bei höheren Beträgen ist eine Rechnung samt Zahlungs- und Bewirtungsbeleg notwendig. Generell gehören auf den Bewirtungsbeleg die Namen der Gäste, der Grund des Geschäftsessens sowie Ort, Datum und Unterschrift des Wirts.

Illustration einer elektronischen Registrierkasse bestehend auf Touchdisplay mit Kassenschublade, Bondrucker und Kartenlesegerät

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Wie kann der Kassenbon als Werbemittel eingesetzt werden?

Der Kassenbon ist eine unterschätzte Werbefläche für Rabattaktionen und Gewinnspiele. Denn im Gegensatz zu den formalen Vorgaben für den Inhalt, sind Ihnen gestalterisch keine Grenzen gesetzt. Betreiben Sie aktive Kundenbindung und -akquise, indem Sie beispielsweise eine Losnummer auf den Kassenbon abdrucken. Wer bei Ihnen einen Einkauf tätigt, kann so an einem Gewinnspiel teilnehmen. Damit bleiben Sie dem Kunden im Gedächtnis. Ebenso effektiv ist es, einen Rabatt-Code auf den Kassenbon zu drucken. Wer beispielsweise einen Einkauf über 100 Euro tätig, bekommt einen Rabatt von zehn Prozent für den nächsten Einkauf. Am besten heben Sie Gewinnspiele sowie Rabatte auf dem Kassenbon farbig hervor und machen auf die Aktion an der Kasse aufmerksam.

Bonpflicht bei elektronischen Kassen

Ab 2020 sind gedruckte Bons Pflicht, wenn eine elektronische Registrierkasse genutzt wird. Ein Gesetzt, das zur Nutzung einer elektronischen Registrierkasse verpflichtet, gibt es bislang nicht. Der Grund hierfür ist, dass Wochenmärkte, Flohmärkte und Volksfeste dadurch stark sanktioniert würden. Denn nicht jeder Bauer oder Verein kann sich eine elektronische Registrierkasse samt Bondrucker leisten - geschweige denn Privatpersonen die Sachen auf dem Flohmarkt verkaufen.

Darum lohnt sich eine elektronische Registrierkasse samt Bondrucker

Eine elektronische Registrierkasse rentiert sich bereits bei zehn bis zwanzig Geschäftsvorfällen am Tag. Denn moderne Kassensystem wie die Touchscreen oder Tablet Kasse speichern jeden Geschäftsvorfall automatisch. Darüber hinaus bieten zeitgemäße Kassen eine Schnittstelle zu Buchhaltungsprogrammen wie DATEV oder Lexware. Somit sparen Sie sich Zeit und Stress, wenn die jährliche Steuererklärung ansteht. Durch die simple und übersichtliche Dokumentation Ihrer Geschäftsvorfälle ist eine Steuerrückzahlung wahrscheinlicher, als eine Steuernachzahlung.

Ebenso vereinfacht Ihnen der Bondrucker den Geschäftsalltag. Anstatt handschriftliche Quittungen oder manuelle Rechnungen auszustellen, ist der Zahlungsvorgang vollkommen automatisiert. Achten Sie beim Kauf eines separaten Bondruckers darauf, dass dieser mit der Kassensoftware kompatibel ist. Wenn Sie eine Registrierkasse von der Marke Epson haben, sollten Sie ebenfalls einen Bondrucker von Epson kaufen.