Einpflegen von Produkten ins Kassensystem
Die Warenwirtschaft ist das ist das Herz eines modernen Kassensystems. Auf der benutzerfreundlichen Oberfläche pflegen Sie Ihre Produkten schnell und unkompliziert ein. Dadurch erhalten Sie einen Überblick über den gesamten Warenverkehr und alle Zahlungen Ihres Unternehmens.
Die in das Kassensystem integrierte Warenwirtschaft (kurz WaWi) verwaltet Ihre Produkte und kategorisiert Sie je nach Bedarf. Sie können jeden Artikel ausführlich beschriften und bebildern, um Ihren Verkäufern die Arbeit zu erleichtern. Ziel eines guten Warenwirtschaftssystems ist es, dass alle notwendigen Produkte in der richtigen Menge, am richtigen Ort und zum richtigen Zeitpunkt bereitstehen. In nur wenigen Schritten pflegen Sie neue Produkte und Warengruppen in Ihr Kassensystem ein.
Die Vorteile einer umfassenden Warenwirtschaft beim Kassensystem:
- Überblick über Ihre Standorte: Sie können Ihre Produkte von vorn hinein in mehrere Filialen unterteilen. Das verschafft Ihnen eine Übersicht über Ihre Bestände an allen Geschäftsstandorten.
- Unkompliziertes Einpflegen von Produkten: Das benutzerfreundliche Interface erleichtert es Ihnen, Artikel schnell einzupflegen und anschließend zu verwalten.
- Produkte finden: Die Warenwirtschaft des Kassensystems weist jedem Produkt automatisch eine Artikelnummer zu, oder Sie vergeben diese manuell. Mit einem Scan des Artikels (Barcode Scanner) wird dieser direkt in der Produktbibliothek des Kassensystem aufgerufen.
- Erinnerungsfunktion: Das WaWi warnt Sie, wenn der Warenbestand knapp wird oder, wenn es zu Lieferverzögerungen kommt.
- Einsehbare Statistiken: Anhand von Statistiken zeigt das WaWi Ihnen Ihre umsatzstärksten Produkte an. Das erleichtert Ihnen die Bedarfsplanung im Folgemonat.
- Orientierung am Kunden: Einige WaWi's speichern die Kundenhistorie, womit Sie treuen Kunden Rabatte gewähren können.
Unsere Partner stehen Ihnen beim erstmaligen Einrichten des Kassensystems zur Seite.
Kassensysteme inklusive Warenwirtschaft
Mit einer umfassenden Warenwirtschaft für das Kassensystem behalten Sie immer einen Überblick über Ihre Produkte.
Unsere Partner beraten Sie kostenlos und unverbindlich.
So pflegen Sie Produkte ins Kassensystem ein
Warengruppen anlegen
Bevor Sie Produkte in Ihr Kassensystem einpflegen, legen Sie Warengruppen an. Eine Warengruppe fasst einzelne Artikel anhand eines gemeinsamen Merkmals zu einer Gruppe zusammen:
- Herkunft (z.B. Weine aus Frankreich)
- Zweck der Verwendung (z.B. Getränke)
- Eigenschaften des Materials (z.B. Holz)
- Sachbereiche (z.B. Fantasy-Bücher)
Im Kassensystem legen Sie die Warengruppen in drei Schritten an:
- Fügen Sie im Hauptmenü Ihres Kassensystems eine neue Warengruppe hinzu.
- Benennen und bearbeiten Sie je nach Bedarf jede Warengruppe und sortieren Sie diese als Top-Warengruppe oder Untergruppe ein.
- Die fertige Reihenfolge können Sie jederzeit nachträglich sortieren und löschen.
Artikel anlegen
Unter dem Menüpunkt „Produkte“ pflegen Sie Artikel in Ihr Kassensystem ein. Später ordnen Sie diese den Warengruppen zu. Die Warengruppe filtert Ihre Artikel nach bestimmten Varianten. Sie finden beispielsweise alle Varianten von „Rucksäcken“ unter der Hauptwarengruppe „Taschen“ und in der Untergruppe „Rucksack“.
Viele WaWis arbeiten zusätzlich mit einer Suchleiste. Dort finden Sie die Produkte schnell unter dem jeweiligen Namen. Das erspart Ihnen die lange Suche in einer Liste. Sobald Sie damit beginnen ein neues Produkt anzulegen, erscheint ein Formular. Dort füllen Sie alle Informationen zum jeweiligen Artikel aus:
Stammdaten: Bei den Stammdaten handelt es sich um Pflichtangaben. Dazu zählen Informationen wie:
- Artikelnummer / GTIN/EAN/ISBN-Nummer: Das Kassensystem verteilt die Artikelnummern für jedes Produkt automatisch oder Sie wählen eine eigene Zahlenkombination. Die GTIN/EAN/ISBN-Nummer ist eine eindeutige weltweite Nummer. Sie finden diese häufig in Form eines Strichcodes auf der Verpackung des Produktes. Das ermöglicht Ihnen, die Nummer im Verkaufsvorgang zu scannen und das Produkt zum Warenkorb hinzuzufügen.
- Bezeichnung: Die Bezeichnung für das Produkt richtet sich im Normalfall nach dem Namen des Produktes.
Allgemeine Daten: Die allgemeinen Daten enthalten Informationen zum Produkt, die besonders beim Online Verkauf wichtig sind. Das sind Angaben wie die Kurzbeschreibung, der Hersteller oder die Marke.
Angaben zu Inhalt und Menge: Diese Angaben umfassen die Informationen zur Inhalts- und Verkaufsmenge Ihres Produktes.
- Verkaufsmenge:Die Verkaufsmenge ist die Menge, zu der Sie das Produkt an den Kunden verkaufen. Mit den Einstellungen des Kassensystems bestimmen Sie die Verkaufseinheiten wie Stück, Packung oder Flasche.
- Inhaltsmenge: Die Inhaltsmenge bestimmt, wie viel Inhalt Sie an Ihre Kunden verkaufen. Verkaufen Sie eine Maß- oder Wiegeware, fordert Sie das Kassensystem dazu auf, die gewogene oder gemessene Menge einzugeben.
Produktvarianten: Sie führen Produkte in verschiedenen Ausführungen? Das Warenwirtschaftssystem verfügt über Einstellungen für Varianten wie Farbe und Größe eines Artikels.
Steuer und Preis: Am Ende tragen Sie die Mehrwertsteuer und den Verkaufspreis für jeden Artikel ein. Die Marge ergibt sich automatisch, indem Sie den Einkaufspreis eintragen. Geben Sie den Warenwert sowie Ihre gewünschte Marge in das Kassensystem ein und dieses errechnet automatisch Ihren Verkaufspreis – inklusive Umsatzsteuer.
- Dynamische Preise: Im Kassensystem sind neben festen Preisen ebenso dynamische Preise möglich. Das wird wichtig, sobald Sie keinen festen Verkaufspreis für ein Produkt bestimmen. Den endgültigen Preis des Artikels geben Sie beim Verkauf manuell ein.
Lieferant festlegen: Mithilfe dieser Funktion ordnen Sie einem Artikel den jeweiligen Lieferanten zu.
Artikel einpflegen von einer Excel Tabelle
Statt jeden Artikel einzeln einzupflegen, exportieren Sie die Warenbestände oder -einkäufe über Standardformate. Anschließend ordnen Sie die Produkte ihren Warengruppen zu. Dazu laden Sie eine Vorlage in Form einer Excel-Tabelle herunter und befüllen diese mit Ihren Produkten. Nach wenigen Klicks befindet sich die Liste in Ihrer Datenbank und die Artikel sind sofort im System verfügbar.
Das WaWi für Gastro und Einzelhandel
Der Einzelhandel und die Gastronomie profitieren von der WaWi-Software. Für beide Branchen steht der Kunde im Mittelpunkt des Geschehens. Daher ist es wichtig, dass der Verkauf von Speisen und Waren reibungslos funktioniert. Das Warenwirtschaftssystem ist einfach bedienbar und erleichtert es Ihnen, neue Mitarbeiter schnell einzuarbeiten.
Die Warenwirtschaft lohnt sich für die Gastronomie:
- Ein Restaurant entwickelt häufig neue Gerichte oder arbeitet mit saisonalen Speisekarten. Das WaWi ist wandelbar und passt sich Ihrer Produktvielfalt an.
- In der Gastronomie sind Lieferengpässe ein No-Go. Sie hinterlassen Lücken in der Speisekarte und ein negatives Bild beim Gast. Das WaWi erinnert Sie regelmäßig an fehlende Zutaten und Getränke.
- Der Vorteil der Warenwirtschaft für die Gastronomie liegt im Reservierungssystem. Ihre Mitarbeiter hinterlegen Reservierungen unmittelbar nach dem Gespräch mit dem Kunden.
- Im WaWi legen Sie Sonderpreise - beispielsweise für eine Happy Hour - per Knopfdruck an.
Die Warenwirtschaft lohnt sich für den Einzelhandel:
- Das System verschafft Ihnen einen Überblick über alle zurückliegenden Warenlieferungen und den aktuellen Lagerbestand.
- Der Einzelhandel legt den Fokus auf das Kaufverhalten des Kunden. Das Warenwirtschaftssystem erstellt Verkaufsstatistiken und zeigt Ihnen die gut beliebten sowie weniger beliebten Produkte an. Auf dieser Basis optimieren Sie Ihren Warenbestand für den Folgemonat.
- Mit dem System verwalten Sie Ihre Filiale oder Filialen und die dazugehörigen Kunden und Mitarbeiter.
- Das WaWi-System vereinfacht Ihre Inventur.
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