Steuerfehler als Shopbesitzer vermeiden
Das Finanzamt behandelt Steuerfehler eines stationären Einzelhandels oder Online-Shops nicht als Kavaliersdelikt. Versteuern Sie Ihre Waren unsachgemäß, führt das häufig zu Nachzahlungen. Im schlechtesten Falle wirken sich die Kosten auf Ihre Gewinnspanne aus und Sie stehen beim Finanzamt als unzuverlässiger Betrieb dar. Mit diesen Tipps vermeiden Sie Steuerfehler und ersparen sich unangenehme Situationen bei der Steuererklärung.
Bestehen zwischen stationärem Einzelhandel und Online-Shop steuerrechtliche Unterschiede?
Im Gegensatz zum stationären Einzelhandel vertreiben Unternehmer im E-Commerce ihre Produkte und Dienstleistungen online. Ein Online-Shop braucht keine passenden Öffnungszeiten, spricht einen größeren Kundenkreis an und spart Raum- und Betriebskosten. Steuerrechtlich stellt das Finanzamt den Online-Shop und das Ladengeschäft auf die gleiche Ebene. Bei der Steuererklärung gelten für alle Shopbesitzer die gleichen Pflichten. Jedes Unternehmen mit einer Betriebsstätte in Deutschland muss Einkommens-, Umsatz und Gewerbesteuern absetzen. Ausgenommen sind kleine Betriebe mit einem Absatz von unter 17500 Euro. Als Kleinunternehmer entscheiden Sie selbst, ob es sinnvoll ist, die Umsatzsteuer wegzulassen. Denn damit entfällt auch das Privileg, den Vorsteuerabzug in Anspruch zu nehmen. Der Vorteil liegt darin, Ihre Umsatzsteuern, die Sie an Dritte bezahlen, von der eigenen Steuerschuld abzusetzen. Mit anderen Worten wird Ihnen die Umsatzsteuer vom Finanzamt rückerstattet. Ohne Umsatzsteuer ist das nicht möglich.
Steuerfehler als Shopbesitzer vermeiden: Das Problem und die Lösung
Steuerfehler sind für Sie als Shopbesitzer ärgerlich, denn große Nachzahlungen wirken sich stark auf die Finanzen Ihres Betriebs aus. Mit einer guten Beratung und organisatorischem Geschick vermeiden Sie bei der Steuererklärung unnötige Fehler.
Falsche Rechnung gestellt?
Eine Rechnung entspricht genauen gesetzlichen Vorlagen. Vergessen Sie beispielsweise eine Umsatzsteuer aufzuzählen, entfällt das Privileg der Vorsteuerabzugs. Entdeckt das Finanzamt Fehler in Ihrer Steuererklärung, erkennt der Prüfer die Rechnung im schlimmsten Fall nicht als Betriebsaufgabe an.
Die Lösung?
Das Gesetz in Deutschland legt fest, wie eine korrekte Rechnung aussieht. Sprechen Sie einen Steuerberater Ihres Vertrauens an, falls Sie sich bei Ihren Formalitäten unsicher sind. Eine große Hilfe sind vorgefertigte Mustervorlagen.
Falschen Steuersatz angelegt?
Je nach Lieferungs- und Leistungsart Ihres Produktes, fallen entweder sieben oder 14 Prozent Steuern an. Ein großer Fehler ist es, den falschen Umsatz von der entsprechenden Ware oder Dienstleistung abzurechnen.
Die Lösung?
Informieren Sie sich im Voraus beim Steuerberater oder dem Amt wie sich der Steuersatz speziell bei Ihren Produkten zusammensetzt. Grundnahrungsmittel wie Brot, Milch und Kaffee werden beispielsweise mit sieben Prozent ausgewiesen. Lebensmittel wie Mineralwasser oder Säfte werden mit 19 Prozent versteuert. Machen Sie sich als Unternehmer bewusst, was und an wen Sie Ihre Produkte vertreiben.
Lieferung
Für Lieferungen ins Ausland gelten bestimmte gesetzliche Vorschriften. Innerhalb der EU müssen Händler auf das Reverse-Charge-Verfahren zurückgreifen. Dabei versteuern Sie die Lieferungen im jeweiligen Land des Kunden.
Rechnungen verschickt ohne den Geldeingang zu überprüfen?
Egal ob Ihr Kunde eine offene Rechnung begleicht oder nicht: Die ausgegangene Rechnung wird trotzdem versteuert. Ein nicht kontrollierter Geldeingang führt schnell zu fehlenden Einnahmen und erheblichen Steuerforderungen am Ende des Jahres.
Die Lösung?
Prüfen Sie in regelmäßigen Abständen, ob Ihre Kunden die Rechnungen zeitig begleichen und mahnen Sie überfällige Rechnungen schnellstmöglich ab. Vorteilhaft ist es, sich einen finanziellen Puffer anzulegen. Damit gehen Sie als Unternehmen mit weniger Sorgen ins neue Jahr.
Steuertermin verbummelt?
Während des Alltags im Betrieb ist viel los. Jährliche Termine wie die Umsatzsteuervoranmeldung oder die Abgabe der Steuererklärung gehen dabei gern unter. Das Finanzamt ist streng mit fälligen Beiträgen oder Unterlagen. Die Folgen sind Zwangsmaßnahmen die sich auf Ihre Liquidität auswirken. Das Amt merkt sich unzuverlässige Betriebe und bestraft "kleinere Verfehlungen" in der Steuererklärung schneller mit höheren Bußgeldern.
Die Lösung?
Mit einer guten Terminplanung halten Sie wichtige Termine besser ein. Grundsätzlich ist es irrelevant, ob es sich um einen Papierkalender an der Wand oder den Google Kalender handelt. Der Vorteil von Online Kalendern ist die Erinnerungsfunktion. Sie geben Ihre Termine individuell ein und der Kalender erinnert Sie zur richtigen Zeit an die Abgabe der Steuererklärung.
Belege für die Buchungen verlegt?
Übers Jahr sammeln sich viele Dokumente und Zettel wie Rechnungen, Quittungen, Kaufverträge, Parkscheine und weitere steuerrelevante Unterlagen an. Bewahren Sie alles ohne System in Schubladen, laufen Sie Gefahr, den Überblick zu verlieren. Die Folge sind fehlende steuerliche Nachweise, die in der Steuererklärung nicht absetzbar sind.
Die Lösung?
Tragen Sie sich einen regelmäßigen Termin in den Kalender ein, an dem Sie alle Unterlagen ordnungsgemäß sortieren. Für einen guten Überblick eigenen sich beispielsweise zwei getrennte Konten für privat und geschäftliche Ausgaben. Sammeln Sie in zwei getrennten Ordnern die zum jeweiligen Konto passenden Auszüge und Belege in chronologischer Reihenfolge. In einem weiteren separaten Ordner sortieren Sie Barbelege nach Rechnungsdatum.
Das Finanzamt-konforme Kassensystem
Im stationären Einzelhandel vermeiden Sie mit einem GoBD-konformen Kassensystem unnötigen Papierkram und vereinfachen sich den Umgang mit steuerrelevanten Unterlagen.
Unsere Partner beraten Sie gerne kostenlos und unverbindlich.
Thermopapier für die Belege verwendet?
Im Einzelhandel oder in der Gastronomie verwenden Shopbesitzer gerne Thermopapier. Es ist praktisch und lässt sich gut bedrucken. Allerdings ist das Material nicht lichtfest und mit der Zeit verblasst die Schrift auf der Quittung. Findet der Betriebsprüfer unleserliche Rechnungen in der Steuererklärung, behandelt er sie genauso wie nicht vorhandene Unterlagen.
Die Lösung?
Kopieren Sie Belege auf Thermopapier ab und reihen sie diese sinnvoll in Ihr Ordnungssystem ein. Normale Fotokopien halten zwar länger, verblassen nach längerer Zeit aber genauso. Ganz sicher gehen Sie mit einem digitalen Archiv. Dabei scannen Sie alle Belege ein und schaffen ein elektronisches Ordnungssystem mithilfe einer Software am Computer.
Die eigenen Buchhaltungsfähigkeiten überschätzt?
Vielen Shopbesitzern fällt es nicht leicht, sich in der Buchhaltung oder im Steuersystem auf dem neusten Stand zu bleiben. Besonders bei einer Neueröffnung oder bei Start-Ups ist der Überblick schnell verloren.
Die Lösung?
Engagieren Sie einen professionellen Buchhalter oder arbeiten Sie eng mit einem zuverlässigen Steuerberater zusammen. Für eine reibungslose Kooperation empfehlen wir:
- mit dem Steuerberater oder Buchhalter klare Absprachen zu treffen, bevor Sie Ihre Unterlagen für die Steuererklärung ans Finanzamt weiterleiten.
- die eigenen Unterlagen vorzusortieren. Unsortierte und unvollständige Belege beanspruchen mehr Zeit, die Sie letztendlich an den Steuerberater zahlen. Mit vorsortierten Dokumenten sparen Sie sich zusätzliche Kosten.
Besonderheiten beim Online Shop
Im Gegensatz zu einem stationären Einzelhandel bringt ein Online-Shop zusätzliche Eigenheiten mit sich. Vielen Shopbesitzern ist nicht bewusst, dass ein Shop im Netz steuerrechtliche Besonderheiten mit sich bringt.
Inwiefern ist die Eröffnung eines Online-Shops steuerrelevant?
Um einen Online-Shop zu eröffnen, ist eine Gewerbeanmeldung notwendig. Vom Finanzamt erhalten Sie dann eine Steuernummer, die es Ihnen erlaubt, Rechnungen zu schreiben. Es gibt drei Möglichkeiten einen Online-Shop einzurichten. Diese verschiedenen Varianten bringen steuerrechtliche Auflagen mit sich:
- Eigenes Personal einstellen: Bei dieser Variante richtet Ihr eigenes Personal den Online-Shop ein. Die Kosten für die Software, den Lohn und Ausgaben für Schulungen können Sie als Betriebsausgabe steuerlich absetzen.
- Ein System kaufen: Ein gekaufter Online-Shop gilt als immaterielles Wirtschaftsgut. Die Nutzungsdauer eines solchen Systems legt das Finanzamt auf sechs bis acht Jahren fest. Dabei müssen Sie den Kaufpreis anteilig abschreiben.
- Der Shop vom Dienstleister: Mit einem Dienstleistungsvertrag stehen Sie beim Kauf eines Shops steuerrechtlich auf der sicheren Seite. In diesem Fall setzt Sie die Rechnung der Dienstleistung in voller Höhe als Betriebsausgabe ab. Bei einem Werkvertrag erachtet das Finanzamt Ihren Shop wie das gekaufte System als immaterielles Wirtschaftsgut.
Domain
Beim Online-Shop lohnt es sich, eine Domain zu kaufen. Mit einem passenden Namen finden die Kunden Ihren Shop schneller im Netz. Allerdings gilt eine Domain als immaterielles Wirtschaftsgut und ist damit nicht als Betriebsausgabe in der Steuererklärung absetzbar.
Der Versand
In einem Online-Shop verpacken Sie Ihre Produkte und schicken diese per Post oder Kurier an den Kunden. Viele Shopbesitzer übernehmen mittlerweile die Versandkosten um konkurrenzfähig zu bleiben. Allerdings rechnen diese Unternehmen die Verpackungskosten in die Produktkalkulation mit ein. Die Produkte wirken auf den Kunden attraktiver, da sie als "versandkostenfrei" deklariert werden. Trägt der Kunde die Versandkosten, unterliegt die Umsatzsteuer für den Versand der Umsatzsteuer der Ware. Vergessen Sie die Umsatzsteuer für den Versand abzurechnen, hält das Finanzamt Sie dazu an, diese aus der eigenen Tasche abzuführen.
Es ist nicht immer einfach, alle steuerrechtlichen Informationen und Bedingen als Shopbesitzer im Blick zu behalten. Daher lohnt es sich, eine individuelle Beratung zu Ihrem Unternehmen und Produkten einzuholen.
