Welche gesetzlichen Anforderungen muss ein finanzamtkonformes Kassensystem erfüllen?
Die Kasse ist im Alltag vieler Unternehmen das Hauptwerkzeug. Ihr Kassensystem sollte beides sein - zuverlässig und sicher. Besonders Gastronomie und Einzelhandel sind anfällig für Manipulation. Deswegen legen die Finanzprüfer ihren Fokus primär auf bargeldintensive Branchen. Wir geben Ihnen Tipps, für ein GoBD-konformes Kassensystem.
Was bedeutet GoBD?
Seit Januar 2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ ( GoBD ). Egal um welche Kassenart es sich handelt, das System ist streng an das Gesetz gebunden. Zusätzlich gilt seit 2018 die Kassennachschau: Bereiten Sie sich als Unternehmen auf unangemeldete Kontrollen vor.
Benötigen Sie für das finanzamtkonforme Kassensystem eine elektronische Registrierkasse?
Trotz GoBD sind Sie nicht dazu verpflichtet ein elektronisches Kassensystem zu führen. Es ist rechtlich kein Problem seiner offenen Ladenkasse treu zu bleiben. Das Finanzamt prüft allerdings jede Kasse nach rechtskonformen Kriterien. Steuerrelevante Informationen sollten auch im Bericht der offenen Kasse leserlich und nachvollziehbar sein. Die tägliche Dokumentation aller wichtiger Daten kostet Zeit. Ein GoBD-konformes Kassensystem vereinfacht diesen Aufwand und vermeidet unnötigen Papierkram.
Welche Informationen sollte ein Kassensystem abspeichern?
Ein finanzamt-konformes Kassensystem muss alle steuerlich relevanten Daten aufzeichnen, aufbewahren und für 10 Jahre archivieren. Dazu zählen:
- Tägliche Ausgabe von Z-Bons
- Stornierungen
- Entnahmen
- Rückgaben
- Alle Zahlungsmöglichkeiten: Bar, Kreditkarte, etc.
- Liste aller Einzelpositionen
- Auswertungen von Tagesabschlüssen
- Bedienungs- und Programmieranleitung der Hard- und Software
- Aufzeichnungen jeder Programmänderung
- Protokolle zur Einrichtung der Kasse
Ebenso wichtig ist die Vollständigkeit der Daten. Mit fortlaufenden Nummern beugen Sie formalen Fehlern und hohen Steuernachzahlungen vor.
Der Ausblick: Verschärfte Sicherheit
Die meisten Kassenangebote beinhalten ein finanzamt-konformes System. Sollten Sie sich dennoch unsicher sein, lassen Sie sich vom entsprechenden Hersteller die E-131 Bescheinigung vorlegen. Damit bestätigen die Anbieter, dass ihre Produkte den Gesetzen entsprechen. Das „Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen“ fordert ab 2020 eine verschärfte Sicherheit. Danach gilt es, jede Registrierkasse technisch vor Verfälschung zu schützen.
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