Tipps für die Inventur im Einzelhandel

Mit einigen Ausnahmen ist fast jeder Einzelhandel zu einer Inventur verpflichtet. Das Auflisten der Produkte ist jedoch zeitintensiv und damit eine aufwendige Angelegenheit. Ein gut durchdachter Plan hilft Ihnen dabei, die Bestandsaufnahme erfolgreich umzusetzen.

Obwohl viele Unternehmen die Zeit der Inventur als stressig empfinden, bietet sie dennoch Vorteile. Das Zählen der Bestände verschafft Ihnen als Einzelhandel einen guten Überblick über den Warenbestand. So erkennen Sie, ob Waren fehlen und können sich auf die Suche nach den Ursachen begeben. Die Inventur ist für gewöhnlich keine freiwillige Aufgabe.. Nach dem Gesetz muss sie mindestens einmal in Jahr erfolgen und ist Bestandteil der Überprüfung des Einzelhandels durch das Finanzamt.

Was ist eine Inventur und wer führt sie durch?

Obwohl es ausreicht die Bestände einmal im Geschäftsjahr zu erfassen, zählen viele Betriebe ihre Waren monatlich oder wöchentlich. Die regelmäßige Inventur bietet sich vor allem bei wertvollen Produkten an. Für jedes bilanzierende Unternehmen besteht eine jährliche Inventurpflicht. Das Finanzamt prüft solche Unternehmen auf eine ordnungsgemäße Buchhaltung. Mit einem an der Inventur teilhabenden Steuerberater sind Sie auf der sicheren Seite. Er kann einen

Was ist eine EÜR?

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt anhand der Gegenüberstellung von Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben den letztendlichen Gewinn eines Unternehmens. Von dieser simplen Rechnung profitieren besonders kleine Betriebe.

prüfenden Blick auf die laufenden Protokolle werfen und auf mögliche Fehler direkt hinweisen. Zusätzlich hinterlassen die schriftlich erfassten Kommentare des Steuerberaters einen positiven Eindruck bei der Betriebsprüfung. Was passiert bei Fehlern in der Inventur? Im ungünstigsten Fall schätzt der Prüfer des Finanzamtes den Jahresgewinn Ihres Unternehmens. Daraus folgt in den meisten Fällen eine Steuernachzahlung. Deswegen ist es wichtig, alle Bestände möglichst fristgerecht und zuverlässig zu erfassen. Einige Betriebe fallen aus der Inventurpflicht heraus. Dazu zählen diejenigen Unternehmen, die Ihre Gewinne anhand einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln. Eine freiwillige Inventur ist trotzdem sinnvoll. Besonders wenn Sie vorhaben für eine Geschäftserweiterung, ein Darlehn bei der Bank aufzunehmen.

Arten einer Inventur

	Stichtags- inventur	Permanente Inventur	Stichproben- inventur	Verlegte Inventur
Methode	Diese mengenmäßige und vollständige Stichtagsinventur führen Sie an einem festen Bilanzstichtag durch. Üblicherweise fällt dieser auf den 31.12. Das Amt akzeptiert ebenso eine Bestandsaufnahme zehn Tage vor oder nach diesem Tag.	Die Ware müssen Sie bei der permanenten Inventur zwar zumindest einmal im Jahr erfassen, der Zeitpunkt ist aber variabel.	Bei der Stichprobeninventur nehmen Sie anhand von Stichproben aus den Sortiment Hochrechnungen zum Bestand vor. Am Stichtag erfolgt ausschließlich die Zählung sehr wertvoller Produkte.	Die verlegte Inventur ist ein Ausweg, falls Sie die Bestandsaufnahme nicht zum vorgegebenen Zeitpunkt durchführen können. Allerdings müssen Sie die Produkte innerhalb von drei Monaten vor und zwei Monaten nach dem Bilanzstichtag zählen und erfassen.
Vorteile	Für diese Art von Inventur benötigt ein Betrieb keine besonderen rechtlichen Voraussetzungen.	Ein Betrieb kann die Aufgabe der Inventur über das gesamte Jahr planen und verteilen. Das spart Zeit und Personal.	Mit der Stichprobeninventur sparen besonders große Unternehmen Zeit und Aufwand und legen trotzdem repräsentative Zahlen vor.	Die zeitversetzte oder verlegte Inventur ist im vorgegebenen Zeitabschnitt flexibel.
Nachteil	Die Aufnahme der Bestände ist ein großer personeller und zeitlicher Aufwand.	Sie benötigen für diese Inventurart ein Lagerbuch über alle Zu- und Abgänge Ihrer Waren. Die ständige Warenkontrolle erfordert in den meisten Fällen zusätzlich eine Software.	Um eine solche Inventur durchzuführen, benötigen Sie eine Genehmigung vom Finanzamt. Das Amt prüft, ob 20 Prozent Ihrer Waren 80 Prozent des Unternehmenswertes ausmachen und ob ein System für Warenwirtschaft genutzt wird.	Eine solche Inventur bezieht sich auf spezielle Warenbestände. Dazu zählen: Zu verbrauchende Vorräte, sehr wertvolle Gegenstände und Waren die schnell verderben oder kaputt gehen.
Für welches Unternehmen geeignet?	Geeignet für kleinere Unternehmen mit einem Sortiment von unter 1000 Artikeln.	Geeignet für mittelständische bis große Unternehmen mit einem Sortiment von über 2000 Artikeln.	Geeignet für große bis sehr große Unternehmen mit einem Sortiment von deutlich über 1000-2000 Artikeln.	Geeignet für große Unternehmen mit einem ebenso großem Sortiment.

Das WAS und WIE der Inventur

Bei einer rechtmäßig durchgeführten Inventur nehmen Sie sämtliche Bestände vollständig auf. Dazu zählt ebenso das körperliche sowie das nicht körperliche Vermögen. Die folgenden Rubriken gehören zum zählpflichtigen Inventar:

Fertige und noch nicht vollständig produzierte Gegenständte
Betriebs- und Hilfsstoffe
Kommissionsware
Wertlose oder minderwertige Ware
auf dem Weg befindliche Ware
Bewegliches Anlagevermögen (dazu zählen beispielsweise Fahrzeuge, Maschinen oder die Geschäftsausstattung)
Sämtliches nicht körperliches Vermögen und Schulden (Dokumentation dieser Bestände durch eine vollständige Buchinventur)

Das Inventurverfahren

Bestände zählen: Sie zählen jede Ware je nach Verpackungseinheit vollständig und manuell per Hand.

Bestände wiegen: Bei vielen kleinen Gegenständen wie Schrauben, Knöpfen und weiteres bietet es sich an, das Gewicht einer Verpackungseinheit zu ermitteln. Mithilfe eines Dreisatzes errechnen Sie den aus dem Gewicht resultierenden Warenbestand.

Bestände messen: Meterware wie beispielsweise Teppiche oder Linoleum greifen Sie bei der Inventur am besten als Maßeinheit auf.

Bestände schätzen: Schätzen dürfen Sie bei der Inventur ausschließlich in Falle von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen.

Tipps um die Inventur im Einzelhandel angenehmer zu gestalten

Vorbereitungsphase

In der dieser ersten Phase der Inventur bereiten Sie Ihre Bestände, Mitarbeiter und sich selbst auf die anstehende Inventur vor.

Mitarbeiter auswählen: Viele Köche verderben den Brei? Das gilt nicht für die Inventur. Vier, sechs oder acht Augen sehen mehr als zwei. Mischen Sie bei der Personalplanung erfahrene und neue Mitarbeiter. Routinierte Kollegen kennen sich im Laden gut aus. Neuen Teammitgliedern fallen möglicherweise Dinge auf, für die der langjährige Mitarbeiter "Betriebs-blind" ist. Zusätzlich können die neuen Mitarbeiter von der Erfahrung lernen. Speziell für die Inventur eingestellte Aushilfskräfte (Schüler, Studenten, Minijobber) sparen hingegen Kosten und Personal. Achten Sie darauf, dass die extern eingestellten Personen, verantwortungsbewusst und zuverlässig sind. Als Führungskraft, Filialleiter oder Manager sollten Sie bei der Inventur dabei sein und nach Bedarf koordinierend eingreifen. Spezielle Inventurdienstleister bereiten die Bestandsaufnahme vor, erledigen die Zählung und kontrollieren die Ergebnisse. Hier bietet es sich an, die unterschiedlichen Preisklassen der jeweiligen Firmen miteinander zu vergleichen.

Inventur sorgfältig planen und intern und extern kommunizieren: Gestalten Sie einen Zeitplan der den Zeitpunkt und die Dauer der Inventur umfasst. Experten wie Bobb Phibbs empfehlen für die Inventur das letzte Wochenende im Januar oder Juli. Zu diesem Zeitpunkt herrscht die geringste Lagererhaltungseinheit. Kommunizieren Sie den festgelegten Zeitpunkt an Ihre Kollegen mit einem Inventurkalender. So behalten alle Kollegen den Überblick und fühlen sich bei der Planung nicht übergangen. Im Idealfall ist Ihr Geschäft auch während der Inventur für Ihre Kunden zugänglich. Falls es sich nicht vermeiden lässt, gilt es die Kunden rechtzeitig per Plakat, Zeitung oder soziale Medien zu informieren.

Skizze vom Lager anfertigen: Eine Karte von Lager Ihres Unternehmens verschafft Ihnen und den Teilnehmern der Inventur einen schnellen Überblick über die gesamte Fläche. Sie funktioniert ebenso als Checkliste, mit der Sie einzelne abgearbeitete Segmente markieren können. Eine Inventurliste drucken Sie sich entweder online aus oder fertigen sie selbst mit den entsprechenden Bereichen an.

Lager aufräumen und vorbereiten: Prüfen Sie vor der Inventur die Übersicht Ihres Lagerbestandes. Produkte in unbeschrifteten Kartons oder nicht identifizierbaren Fächern halten bei der eigentlichen Aufnahme des Bestandes nur unnötig auf. Es ist hilfreich, frühzeitig im Lager aufzuräumen und alles an den richtigen Platz zu stellen.

Rückgaben und Bestellungen bedenken: Bearbeiten Sie im Idealfall ausstehende Bestellungen oder zurückgegebene Produkte schon vor der Inventur. So kommt es später nicht zu unangenehmen Fehlern.

Mit Angestellten kommunizieren: Besprechen Sie die Inventur vorher mit den teilnehmenden Mitarbeitern, Aushilfskräften oder dem Dienstleister.

Durchführungsphase

Teamarbeit nutzen: Bei der eigentlichen Inventur arbeiten die Teams nach dem vorgefertigten Plan. Ein Team besteht im Idealfall aus zwei Personen. Ein Mitarbeiter zählt die Waren, während der andere die Inventurliste auffüllt. Nachdem die Teilnehmer ein Abschnitt fertiggestellt haben, prüft der Inventurleiter an einem Gegenstand (Stichprobe), ob dieser aufgenommen wurde. Dann fährt das Team mit dem nächsten Abschnitt fort. Frisches Obst, Snacks, Getränke und Kaffee halten Ihre Mitarbeiter bei Laune.

Ergebnisphase

Gut dokumentierte und zusammengefasste Zahlen tragen immens zur letztendlichen Bewertung der Inventur bei. Prüfen Sie im Vorhinein die Inventarnummern, um Flüchtigkeitsfehler zu vermeiden. Lassen Sie die Unterlagen zusätzlich von mehreren Personen durchsehen. Am Ende vergleichen Sie mithilfe eines Warenwirtschaftssystems den Ist-Bestand mit dem Soll-Bestand. Weichen die Ergebnisse ab? Die Gründe sind je nach Betrieb unterschiedlich. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um Diebstahl oder Fehler bei der Warenbuchung oder der Inventur.

Mit dem richtigen Kassensystem zur erfolgreichen Inventur

Oft stehen die Ergebnisse der Inventur erst einige Wochen später zur Verfügung. Falls Differenzen oder Probleme auftauchen, lassen sie sich nur sehr schwer erklären. Viele moderne Kassensysteme für den Einzelhandel lassen sich mit einem Warenwirtschaftssystem verbinden. Dieses ermöglicht jederzeit eine Einsicht in die Statistiken des eigenen Bestandes. Zusätzliche Barcodescanner ersetzen handschriftliche Listen. Nahezu alle Waren können problemlos in das Warenwirtschaftssystem eingespeist werden. So behalten Sie selbst bei großem Sortiment den Überblick.

Ein Kassensystem mit integriertem Inventurprogramm erleichtert den Alltag und die alljährliche Inventur. Im Geschäftsalltag können Sie zusätzliche Einkäufe leichter planen und schnell einsehen, welche Produkte gut ankommen und welche nicht. Bei der Inventur erledigt die Software für Sie das lästige Zählen der einzelnen Artikel in einer Verpackungseinheit.